Almende College Isala.

Details van dit project
Soort case Casestudy
Projecttype Digitalisatie
Duur 13 weken
Mijn rol Interaction Designer
Skills Multidisciplinair samenwerken, Customer Journey, Co-Creatie, advies en implementatie

Kort over het project

Het Almende college Isala wenst het registreren van de flexuren te digitaliseren, waardoor de registratie efficiënter en inzichtelijker wordt voor zowel scholieren als medewerkers met als doel tijdbesparing te bereiken.

De probleemstelling

Het registreren van de flexuren is een tijdrovend proces doordat medewerkers van de school aan het begin van een flexuur op papier registreren welke scholieren aanwezig zijn. Vervolgens wordt bij iedere scholier een fysieke stempel in de agenda gezet als de scholier daadwerkelijk heeft geparticipeerd.

Mijn rol

Om te beginnen, dit is het eerste project dat ik voor het Student Research Center (SRC) heb uitgevoerd. Mijn rol was eigenlijk hetzelfde als die van mijn collega Carly Teunissen, namelijk: interviewer bij de kennismaking, notulist en/of voorzitter bij de brownpapersessies.

Als eerst hebben we een Plan van Aanpak ontwikkeld aan de hand van de kennis die we hebben vergaard uit het verkennende interview met de opdrachtgever, waarin ook een klein vooronderzoek te vinden was naar tools die op dit moment als beschikbaar zijn op de markt.

Naast de brownpapersessies heb ik me bezig gehouden met het ontwikkelen van infographics voor de opdrachtgever, welke een samenvatting waren van deze twee sessies.

Ten slotte heb ik aan het eind van het project, samen met mijn collega's, de rol van adviseur op me genomen door een Adviesrapport uit te brengen. In dit rapport zijn onze adviezen opgenomen over het digitaliseren van de huidige flexurenregistratie.

Brownpapersessies

Het is natuurlijk van groot belang dat iedereen hetzelfde beeld heeft bij hoe het huidige (én het gewenste) proces er uit ziet. Iedereen heeft een andere rol en komt misschien op een andere plek er mee in aanraking. Om al deze verschillen voor alle actoren duidelijk te krijgen, hebben we als SRC bij beide sessies van iedere actor minimaal 1 persoon uitgenodigd om actief mee te werken.

Zo was de roostermaker er bijvoorbeeld, zij bevindt zich tevens aan het begin van dit proces. Maar denk ook eens aan een conciërge, docent of toezichthouder, mentor, leerlingenloket en de leerling natuurlijk zelf ook.

Nu al deze mensen bij elkaar zijn gekomen voor de brownpapersessie (zie bovenstaande afbeelding), kunnen we van start gaan. We beginnen met een voorstelronde: wie ben je, wat doe je, waar bevindt jij je in het (huidige) proces en wat vindt je er van? Zo heeft iedereen een beeld van iedereen. Een goede start.

Iedere stap van het proces is uitgetekend tot in detail. Op deze manier werden knelpunten (of juist goede punten), snel zichtbaar en onstaan er kansen voor in de huidige situatie. Want hoe zou in de ideale wereld jullie flexurenregistratie er nou uitzien? Wat zou daarbij kunnen helpen en waar kan dat dan worden ingezet? Dit kwam allemaal naar voren in de laatste sessie, over de gewenste situatie.

Advies

Na het interview en de brownpapersessies te hebben gehad, was het tijd voor het advies. Hiervoor heb ik veel onderzoek verricht naar welke mogelijkheden er nu al zijn en of en hoe deze kunnen worden ingezet. Zo heb ik samen met mijn collega's van het SRC meerdere adviezen uitgebracht, bijvoorbeeld over nieuwe tools die gebruikt kunnen worden of tools die nu al op de school in gebruik zijn (hoe deze kunnen worden ingezet).

Het Adviesrapport is met open armen ontvangen en de opdrachtgever was er erg tevreden mee. Ik hoop dat het Almende College Isala in de toekomst veel aan het onderzoek heeft bij het inzetten van een tool (of iets anders) voor de digitalisatie van de flexurenregistratie.

Wat heb ik van dit project geleerd?

Allereerst: het in kaart brengen van de huidige situatie waar veel actoren bij aanwezig zijn. Je moet hierbij dus rekening houden met veel verschillende personen die veel verschillende rollen invullen in dit proces. Daarnaast het zoeken van oplossingen (die nu al op de markt zijn), dit was ook best een uitdaging omdat er best wat eisen en randvoorwaarden waren.




Bekijk mijn andere werk  🚀